Forretningskorrespondance kræver delikatesse, især når det drejer sig om breve til leverandøren, fordi årsagen til appellen kan være manglende opfyldelse af forpligtelser ikke kun fra hans side, men også fra din organisations side.
Instruktioner
Trin 1
Hvis det er første gang du kontakter en leverandør med den hensigt at bestille varer fra ham, skal du bruge organisationens standardforsendelsesformular. Hvis denne erklæring ikke offentliggøres elektronisk på organisationens websted, skal du skrive et brev i en fri stil.
Trin 2
I tilfælde af bestilling af flere typer produkter i forskellige mængder skal du placere ordren i form af en tabel med angivelse af produktets navn, artikel, farve, hvis det er nødvendigt. Skriv ned forpligtelserne til at betale for de bestilte varer, giv leverandøren oplysninger om din organisation, baseret på disse data, vil leverandøren udarbejde en kontrakt. I slutningen af brevet, udtryk dit håb om yderligere gensidigt fordelagtigt samarbejde.
Trin 3
Hvis dit brev til leverandøren vedrører hans forkert opfyldelse af hans kontraktlige forpligtelser, forsinket levering af varer eller varer af forkert kvalitet, kvalitet eller type, skal du bruge sætningerne "Vi informerer dig med dette brev …", "Vi informerer dig… ". Angiv klart grunden til, at du ikke kan acceptere den afsendte vare. Se kontrakten eller kontraktansøgningen, der angiver, hvor mange enheder og hvilken slags varer leverandøren skulle have sendt dig. I dette tilfælde vil det være lettere for leverandøren at rette sin fejl.
Trin 4
Hvis dit brev vedrører manglende evne til at betale for varerne inden for den tidsramme, der er fastsat i kontrakten, skal du underrette leverandøren herom i den mest blide, men samtidig officielle form. Brug sætningerne "Vi undskylder forsinkelsen i betalingen …", "På grund af de nuværende omstændigheder kan vi ikke betale regningerne før …".
Trin 5
Fortæl modparten nøjagtigt, hvornår du agter at betale gælden til ham, og at denne forpligtelse garanteres at blive opfyldt af din organisation. I slutningen af brevet udtrykker du håb om, at denne episode ikke påvirker dit langsigtede partnerskab.
