Ledelsen af enhver virksomhed skal tage højde for mange faktorer, både eksterne og interne, i sine aktiviteter. Ikke alle planer bliver opfyldt som beregnet. Medarbejdere, der løser de tildelte opgaver, kan begå utilsigtede fejl eller trække sig tilbage fra de opgaver, der er tildelt dem. Derfor skal lederen udføre kontrolfunktioner dagligt.
Hvad er kontrol til?
En organisations aktiviteter, hvad enten det er en forretningsstruktur eller en offentlig institution, finder konstant sted i et skiftende miljø. En af ledelsesapparatets funktioner er at tage højde for sådanne ændringer og foretage justeringer af produktionsprocesser. Samtidig skal lederen organisere personalet korrekt og motivere ham til at udføre nuværende og fremtidige opgaver.
Regelmæssig og planlagt kontrol over underordnede aktiviteter er en integreret ledelsesfunktion. På denne måde kan du rettidigt identificere mangler i medarbejdernes arbejde, opdage fejl og fejlberegninger. Ikke alle forstyrrelser i driften af en virksomhed skyldes fejlagtige handlinger fra personalet. Nogle gange begås fejlene af lederne selv, for eksempel at fordreje betydningen af ordrer, der kommer ovenfra.
Kontrol fra ledelsens stilling er et klart og gennemtænkt system med foranstaltninger til at verificere rigtigheden af udførelsen af instruktioner og ordrer fra ledelsen. Dette koncept inkluderer også overvågning af medarbejdernes nøje udførelse af deres funktionelle opgaver. I en organisation, hvor en væsentlig del af arbejdet udføres af mennesker og ikke af maskiner og mekanismer, er kontrol direkte relateret til begrebet magt og administrativ regulering af aktiviteter.
Kontrol som en ledelsesfunktion
Kontrolsystemets opgave er at etablere nogle standarder, hvormed medarbejderne skal styres i deres aktiviteter. For at kontrollen er effektiv, er der brug for benchmarks, som lederen kan vurdere præstationerne for hver medarbejder. Forskellen mellem standarden og den opnåede ydeevne skal være grundlaget for ændring af arbejdsprocesser.
Kontrolfunktioner i ledelsen træder i kraft allerede på tidspunktet for planlægningen af organisationens aktiviteter. Når man udarbejder arbejdsplaner for afdelinger, skal ledere sørge for verifikationsforanstaltninger i dem, der angiver tidspunktet for deres implementering og den person, der er ansvarlig for implementeringen. Den planlagte karakter af kontrol gør det muligt at gennemføre en revision af aktiviteterne ikke fra sag til sag, men på en systematisk måde.
Det ultimative mål med kontrol er at opnå en situation, hvor ledelsen af organisationen er fokuseret på den mest effektive ydeevne af præstationsindikatorer. Ved planlægning af kontrolaktiviteter skal lederen tage højde for de enkelte medarbejderes og teamets samlede psykologiske egenskaber. Et forkert struktureret inspektionssystem kan påvirke personalet negativt, kan føre til et fald i motivation og en øget spænding.
