Deltagelse i udstillinger og messer er en vigtig mekanisme til at promovere et produkt eller en tjeneste fra enhver organisation på markedet. Derfor skal forberedelse til deltagelse udføres i en tilstand af særlig betydning. Der er ingen bagateller i denne aktivitet, fordi enhver detalje udsat for brede cirkler af offentligheden kan have både positive og negative resultater.
Organisationen af virksomhedens præsentation på udstillinger falder som regel på skuldrene af PR-afdelinger, pressecentre såvel som andre strukturelle divisioner, der er involveret i udstillinger og fair aktiviteter. Hvis der ikke er sådanne arbejdskraftreserver, er hele virksomheden involveret i organisationen, fra ledelsen til kontorpersonalet.
I vid udstrækning afhænger præsentationen af en virksomhed af udstillingens art. Industrihændelser samler som regel tal for et bestemt forretningsområde: handel, byggeri, videnskabelig aktivitet osv. Derfor skal virksomheden være klar til at se resultaterne af sine partnere og konkurrenter på nabostandene. Udstillingens hyppighed påvirker også, hvordan standen skal designes. Ved årlige begivenheder er det uacceptabelt at bruge forældede præsentationsmaterialer, der er udviklet på baggrund af irrelevante oplysninger.
Forberedelsesprocessen for udstillingen begynder flere måneder før dens start. Det første skridt til at skabe et præsentationsmateriale er at udarbejde et koncept. Denne skematiske deltagelsesplan inkluderer en liste over præsentationsmateriale: stativer, bannere, video- og lydprodukter, pjecer og andre uddelte dele. Arkivet med udstillingsdeltagelse, som er sammensat af PR-afdelingerne, gør det muligt at forberede den optimale mængde materiale. Samtidig godkendes omkostningsestimatet for produktionen af præsentationsmaterialer.
På dette tidspunkt er det vigtigt at identificere virksomhedens styrker, dvs. dets produkt eller tjeneste. Konkurrencemæssige fordele bør kommunikeres tydeligt til potentielle forbrugere gennem præsentationsmateriale - pjecer, bannere, videoklip. Vi bør ikke glemme specielle standinstallationer, der kan laves efter anmodning fra kunden - en model af nyt udstyr eller et visuelt panorama af de materialer, der fremstilles. Hvis et firma producerer ubrydelige retter, ville det på en specialudstilling være passende at demonstrere produktets kvalitet og give enhver mulighed for at forsøge at skade produktet.
Derudover ville det være etisk korrekt at give mulighed for en lang samtale mellem en interesseret besøgende på udstillingen og en virksomhedsrepræsentant. En blok med noter og kuglepenne skal installeres på stativet, så alle kan lave noter i løbet af at få de nødvendige oplysninger. Det er ønskeligt, at dette tilbehør er mærket med firmaets logo.
Det andet trin er at udarbejde udkast til muligheder for bannere og standinstallationer. Som regel gøres dette ved hjælp af et farveskema, skrifttype og logo. Størrelserne på alle stativer fremstilles eller købes under hensyntagen til størrelsen på præsentationscellen.
Den næste fase er udvælgelsen af personale til at arbejde på standen. Ofte udføres præsentationen af virksomhedens ansatte. Et vigtigt plus ved denne tilgang er, at specialister kompetent kan fortælle om organisationens aktiviteter og om nødvendigt besvare spørgsmål, som besøgende på udstillingen måtte have. Yderligere medarbejdere, der deltager i præsentationen, kan lejes som ekstraudstyr til distribution af flyers, udfyldelse af spørgeskemaer osv.
Effektiviteten af deltagelse bestemmes af en simpel beregning af mængden af etablerede partnerskaber. Jo højere udstillingsbesøgende har interesse for præsentationslayoutet, jo større er virkningen af virksomhedens deltagelse i arrangementet. Derfor er det bedre, at ansøgningen om deltagelse i udstillingen blev indsendt som en af de første, så deltageren havde den første mulighed for at vælge standens placering. Derudover bør du ikke nægte udstillingsarrangørernes tilbud om at fungere som en særlig partner for arrangementet. Denne fordel øger antallet af omdrejninger af organisationens navn under udstillingen og vil også have en positiv effekt på virksomhedens image.
