Udbud er en lukket konkurrence, et slags bud på retten til at modtage en kontrakt for udførelsen af visse arbejder eller tjenester. Med andre ord er et tilbud en måde til korrekt og rentabel at præsentere dine tjenester i et meget konkurrencepræget miljø. Baseret på resultaterne af sådanne bud indgås kontrakten med vinderen af udbuddet med den, der efter arrangørernes mening leverede det bedste (mest fordelagtige) tilbud, der opfylder alle de krav, der er angivet i udbudsdokumentationen.
Instruktioner
Trin 1
Forbered udbudsdokumentation, som detaljeret skal beskrive listen over obligatoriske krav hos kunden (arrangøren) for de leverede tjenester eller varer. Desuden bør sådanne dokumenter give de bydende plads til at præsentere deres konkurrencemæssige forslag. Beskriv kontraktbetingelserne, generel information om emnet eller emnet for tilbuddet, vedhæft instruktioner til eventuelle leverandører, fastlæg proceduren for forberedelse og afgivelse af bud til tilbuddet.
Trin 2
Husk, at alle tilbud er indsendt i en lukket form, og ingen af deltagerne kan påvirke ændringen i indholdet af forslagene. Alle oplysninger er kun tilgængelige for udbudskommissionen.
Trin 3
Forbered en kontrakt med en teknisk og kommerciel del, da udbudsbetingelserne foreskriver eksistensen af en kontrakt.
Trin 4
Beskriv i den tekniske del alle de nødvendige krav til indholdet af en bestemt indkøbsordre. Angiv i beskrivelsen navnet på arrangøren af udbuddet, lovlig (post) adresse, telefon, e-mail-adresse, produktnavn, tekniske betingelser og standarder, tidsplan og leveringsomfang.
Trin 5
Angiv i den kommercielle del af kontrakten omkostninger, tidsplaner, vilkår og betingelser for betalinger, metoder til at bestemme prisen, de vigtigste kilder, der finansierer dette projekt. Valgfrit kan du specificere om bankgarantier og visse typer forsikringer, der har til formål at sikre opfyldelse af ordren og betingelserne i tilbuddet fra kunden.
Trin 6
Udpeg en udbudskommission. Meddel et bud. Samtidig begynder ansøgninger fra deltagere at blive modtaget, som evalueres af udbudskommissionen. Vinderen vil være den deltager, der vil tilbyde den højeste kvalitet til den laveste pris, mens den angiver den minimale leveringstid.
