Hovedværktøjet til styring af enhver virksomheds finansielle strømme er betalingsbalancen. Dens kompetente ledelse sikrer rettidige aftaler med forretningspartnere, leverandører og entreprenører, organisationens medarbejdere og budgettet. Reguleringen af ikke-kontante betalinger kan opdeles i 2 blokke: udførelsen af transaktioner på den løbende konto og deres afspejling i regnskabskontiene.
Instruktioner
Trin 1
Små virksomheder har som regel ikke nogen specielle problemer med organiseringen af betalinger: Den finansielle arbejdstager danner ordrer, fører dem til banken eller sender dem elektronisk via Client-Bank-systemet, modtager opgørelser og bogfører dem i regnskabsprogrammet. Hvis vi taler om et holdingselskab, der forener flere dusin juridiske enheder, kræves et system til at administrere den løbende konto.
Trin 2
Organiser bogføring af dokumenter modtaget til betaling fra forskellige afdelinger i virksomheden: Registrer dem i en speciel journal eller elektronisk fil med lokal netværksadgang. Opbevar regninger, specifikationer, servicenotaer og andre applikationer til overførsel af midler til forskellige lagerenheder om det relevante emne: skatter, lønninger, betalinger til hovedleverandører, hjælpeprogrammer, låneafvikling mv.
Trin 3
Når du foretager betalingsordrer, skal du nøje kontrollere modtagerens bankoplysninger, betalingsbeløbet og dets formål. Ingen er immune over for fejltagelser, og ved vedlægning af færdige betalinger til verifikation og underskrift til hovedregnskabet, vedhæft derfor det primære dokument på grundlag af hvilket det blev udarbejdet til hver ordre.
Trin 4
Som regel er det vigtigt for medarbejdere, der har efterladt en anmodning om betaling af eventuelle udgifter, at kende datoen og nummeret på betalingsordren. For ikke at blive distraheret af søgninger med hvert spørgsmål, skal du føre et dagligt konsolideret register over transaktioner med løbende poster. Den skal indeholde oplysninger om modtageren, størrelsen og formålet med betalingen med mange juridiske enheder i virksomheden - om betaleren samt ordrenummeret.
Trin 5
Et sådant register over transaktioner kan udarbejdes manuelt, men den automatiserede version vil være den mest optimale. De fleste regnskabssoftware har en lignende funktion, eller det er muligt at oprette den.
Trin 6
For nemheds skyld skal du opbevare et sammendrag af betalinger i en delt fil eller sende det færdigt på det lokale netværk i din organisation. På denne måde kan alle interesserede parter få de oplysninger, de har brug for.
Trin 7
For ikke at gå glip af deadlines for regelmæssige betalinger skal du oprette en kalender for planlagte udgifter: skatter, rentebetalinger på lån, regelmæssige trancher under kontrakter osv.
Trin 8
For korrekt at afspejle transaktioner på den løbende konto i regnskabet skal du være enig med hovedregnskabet om at skrive standardtransaktioner og fokusere på dem, når du bogfører kontoudtog.
Trin 9
Sørg for at installere "Client-Bank" -systemet. Det giver dig mulighed for at undgå daglige ture til banken og fremskynde betalingerne, da banktælleren ikke behøver at behandle dem manuelt. Næsten alle sådanne programmer understøtter udvekslingsfunktioner med regnskabsprogrammer: indlæsning af betalingsordrer og aflæsningsopgørelser.
Trin 10
Selvfølgelig annullerer automatiseringen af afregninger ikke papirdokumenter, så glem ikke at modtage kontoudtog regelmæssigt fra banken og overføre dem til regnskabsafdelingen.
