Et privat kontor eller en regeringsorganisation, der står over for behovet for at flytte, er tvunget til at løse problemer med flytningen af en enorm mængde møbler, udstyr og teknologi, der er akkumuleret under operationen. Det er bydende nødvendigt, at alle genstande flyttes pænt uden skader. Derfor er det nødvendigt at organisere kontorflyttningen korrekt.
Kontorflytning vil tage noget tid, så gør det i god tid, afsæt ca. en måned til hele forberedelsen. Hvilke punkter skal du være særlig opmærksom på?
✔ Hvis virksomheden er ret stor og har et stort personale, tilrådes det på forhånd at udarbejde en ledelsesplan for en sådan ansvarlig begivenhed. Det er nødvendigt at identificere de prioriterede opgaver, fastlægge budgettet, udpege ansvarlige medarbejdere til alle punkter og vigtigst af alt udpege en koordinator for hele flytningsprocessen. Det er han, der tager kontrol over hoved- og sekundære opgaver. Sørg for at underrette klienter om, at du planlægger at flytte til et nyt kontor.
✔ Det næste trin er at underskrive en aftale med flytningsfirmaet efter eget valg. Ud over lastning og losning og transport af ejendom til bestemmelsesstedet kan der tilføjes yderligere klausuler til kontrakten. For eksempel demontering og samling af møbler, placering i et nyt rum, tilslutning af forsyningsselskaber og stationært udstyr, rengøring af lokaler efter flytning.
✔ Lav en komplet liste over ejendommen, der er involveret i flytningen. Det vil helt sikkert være nødvendigt, når man tiltrækker fagfolk fra et transportvirksomhed, og det hjælper med at undgå forvirring, når man flytter et kontor alene. Slip af med al unødvendig ejendom - sælg den, opbevar den eller smid den væk. Der er ikke behov for at spilde penge og tid på transport af unødvendige ting.
✔ Forbered dokumentation, der afspejler planen for dine fremtidige lokaler, placering af medarbejdernes arbejdspladser et nyt sted, hvor møbler og computere installeres på det nye kontor. Dette sparer dig meget tid.
✔ Du kan købe alt det nødvendige emballagemateriale og kartoner fra rederiet selv. Pak alle personlige genstande i kasser. Sørg for at markere med klistermærker. Det tilrådes for medarbejderne at udstede en memo-instruktion om, hvordan man gør dette korrekt.
✔ Afbryd computere og andet udstyr fra strømforsyningen. Dette udføres kun af en specialist - en systemadministrator.
✔ Lav lister over alle mennesker, der er involveret i flytningen. Forbered pass på forhånd for alle, hvis der er behov for dem. Liste over alle køretøjer, der er involveret i kontorets flytning. Sørg for uhindret passage til på- / aflæsningsstedet.
At flytte firmaets kontor er en ganske alvorlig begivenhed. Men som du kan se, med den rigtige tilgang og organisering, kan alle omkostninger minimeres. For at gøre dette er det nok at planlægge processen korrekt, og ulejligheden forbundet med flytningen minimeres for både medarbejdere og kunder i virksomheden.
