Enhver bevægelse af varer fra en leverandør til en forbruger skal dokumenteres korrekt; til dette anvendes et antal forsendelsesdokumenter, der regulerer transportreglerne og leveringsbetingelserne for varerne.
Instruktioner
Trin 1
Fragtbrevet tilhører forsendelsesdokumenterne, som kan bruges som kvitteringer og debetordrer. Dette dokument skal være korrekt formateret. Fakturaen skal indeholde oplysninger om produktet, dets mængde, pris for hver vare og det samlede beløb, dokumentets nummer og dato for udstedelse. Fragtbrevet udarbejdes af de ansvarlige personer, når varerne frigives på lageret, og når de modtages i brancheorganisationen, skal den certificeres med runde forseglinger fra leverandøren og modtageren.
Trin 2
Registrering af de modtagne varer udføres på basis af punkt 2.1. "Metodiske anbefalinger til bogføring og registrering af operationer ved modtagelse, opbevaring og frigivelse af varer i handelsorganisationer". Alle ledsagende dokumenter (faktura, fragtbrev osv.) Er stemplet, og alle kvitteringer registreres i "Varemodtagelsesjournal", der angiver navn, nummer og dato på kvitteringsdokumentet samt oplysninger om produktet. Efter accept af varerne kan dataene i de ledsagende dokumenter ikke længere revideres. Varerne skal aktiveres med store bogstaver på dagen for modtagelsen, ellers er der en note i råvarerapporten, der angiver årsagerne til umuligheden af at sende varerne på dagen for deres faktiske modtagelse.
Trin 3
Hvis de modtagne varer ikke svarer til dokumentlisten, accepteres den af en særlig kommission, og der udarbejdes en "Acceptance Act". Hvis afvigelserne vedrører varens mængde og kvalitet, udarbejdes en "lov om etablering af uoverensstemmelser i kvaliteten og kvantiteten ved modtagelse af varelager" med tilstedeværelse af leverandørens repræsentanter og den materielt ansvarlige person. Hvis der findes et overskud af varer, er tilstedeværelsen af leverandørens repræsentanter valgfri.
