Inden udarbejdelsen af årsregnskabet udføres der meget forberedende arbejde. Ved afslutningen af rapporteringsperioden lukkes alle operationelle konti, korrektheden af poster på syntetiske og analytiske konti kontrolleres, en beholdning af ejendom og passiver foretages, og ordrejournaler og hovedboken lukkes.
Instruktioner
Trin 1
Hovedbogen åbnes årligt. Hver linje i bogen svarer til en bestemt måned, hver konto har sit eget spread. Omsætningen af kredit overføres til hovedbogen hver måned fordelt på konti, der skal debiteres. Derudover registreres den samlede omsætning. Når alle beløb er indtastet, kontrollerer de, at omsætningen på debet og kredit er den samme. Hvis ligestillingen krænkes, skal du se efter en fejl i overførslen af data fra ordrejournaler eller optegnelser i dem.
Trin 2
Efter kontrol af dataene vises debet- og kreditbalancen for alle konti. Husk dog, at aktive konti har en debet-saldo. Det beregnes som summen af den indledende debet-saldo og debet-omsætningen, derefter trækkes kreditomsætningen fra den. Passive konti har en kreditbalance. Det findes som følger: restbeløbet på lånet i begyndelsen af måneden plus lånets omsætning minus debetomsætningen.
Trin 3
Ud over ligestillingen mellem omsætningen skal der ved overfyldning af hovedbogen overholdes ligestilling af konti, dvs. den samlede saldo på alle debetkonti skal være lig med den samlede kreditbalance på kontiene. Hvis denne lighed overholdes, overføres de eksisterende kredit- og debet-saldi til balancen.
Trin 4
Oplysninger fra ordrejournaler overføres til hovedbogen startende fra kreditomsætningen, dvs. først registreres den samlede omsætning på kreditordren for journalordren i kolonnen "Omsætning på kredit". Disse beløb udskrives separat, og da der er optegnelser over individuelle beløb i debitering af konti svarende til kredit på den konto, der er angivet i ordrebogen, trækkes de gradvist. Denne udfyldningsprocedure gør det muligt at overvåge korrektheden af posteringer på konti i hovedbogen, da det beløb, der afspejles i kreditten på en konto, nødvendigvis skal være lig med beløbene i debet på de tilsvarende konti.
