Forberedelse og aflevering af sager til arkivet er en integreret del af arbejdsgangen. Deres registrering begynder i organisationen fra det øjeblik, dokumenterne arkiveres, og slutter med overførsel til arkivet i slutningen af kalenderåret eller opbevaringsperioder. I nogle tilfælde opbevares filer i mere end et år. Disse inkluderer for eksempel dokumenter relateret til personaleposter.
Instruktioner
Trin 1
Så proceduren for arkivering af sager i arkivet ikke tager meget tid, skal du følge reglerne for deres registrering under den aktuelle arbejdsgang. Når du overfører sager til arkivet til permanent eller midlertidig opbevaring, skal du sy dokumenter, nummerark, udarbejde en endelig indskrift, hvis det er foreskrevet i arbejdsvejledningen, og også udarbejde en intern opgørelse.
Trin 2
På samme tid er navnet på organisationen eller virksomheden, indekset i overensstemmelse med sagsnomenklaturen, datoen for åbning og lukning af sagen samt opbevaringsperioden angivet på titelsiden af den fil, der overleveres over til arkivet.
Trin 3
Dokumenter, der skal arkiveres, arkiveres i en separat hardcover-mappe. Hvis dokumentet som regel er af særlig værdi, sys det ikke, men lægges i en fil eller konvolut og vedhæftes sagen. I slutningen af den syede og nummererede sag placeres et attestationsark og i starten en intern opgørelse. I dette tilfælde bør kuffertens tykkelse ikke overstige 40 mm, og antallet af ark må ikke overstige 250.
Trin 4
For sager, der opbevares permanent i arkivet såvel som midlertidigt, men ikke mindre end 10 år, udarbejdes en oversigt over overførsel af sager til arkivet. Samtidig udarbejdes en separat oversigt over dokumenter, der er relateret til personaleposter. Navnene på sagerne er indtastet i den, som hver har tildelt et serienummer, og en nomenklaturkode er også angivet. Beholdninger foretages i to eksemplarer, hvis filerne forbliver i organisationens arkiv. Hvis filerne skal overføres til statsarkiverne, skal der være fire eksemplarer.
Trin 5
Sager, der opbevares efter færdiggørelse i mindre end 10 år, kan arkiveres efter organisationens ledelse. Behovet for at indsende sager afhænger af arkivets arbejdsbyrde, hyppigheden af adgang til gamle dokumenter osv.
