Blandt virksomhedens forretningsbegivenheder er en præsentation en særlig begivenhed. Dette er en forretningsrejseferie, hvis essens er præsentationen af organisationen og de væsentlige fakta i dens liv: "fødsel", positive ændringer, oprettelse af nye produkter (tjenester). Præsentationens varighed kan være forskellig: den ene begivenhed har brug for 10-15 minutter, den anden to eller tre timer, og den tredje "tager" arbejdsugen. Uanset varigheden af præsentationen er nøglen til dens succes en grundig forberedelse af ceremonien.
Instruktioner
Trin 1
Definér klart målene og prioriteringerne for præsentationen: for eksempel at skabe et image, tiltrække nye kunder, nye partnere (investorer, leverandører, forbrugere), informere om innovationer, etablere forbindelser med offentligheden, myndigheder osv. Det vigtigste er at tiltrække målgruppen opmærksomhed, interessere den og korrekt vise udsigterne.
Trin 2
Bestem præsentationens hovedidee (idé, koncept). Angiv et sted, en dato og et tidspunkt for begivenheden. Det er bedre at afholde præsentationer (med en varighed på 1, 5-2 timer) efter frokost. Cocktail eller buffet - i slutningen (varer 1-2 timer). Forbered invitationer på forhånd. De bør ikke være upersonlige - henvis til specifikke personer. Angiv i meddelelserne sted, tid, præsentationsprogram, deltagerliste, landemærker (adresse) og transportruter.
Trin 3
Forbered forskellige trykte reklamematerialer i høj kvalitet og om muligt: pressemeddelelser, foldere, pjecer, brochurer, kataloger. Tematiske stander, tablets om virksomheden (for eksempel om den årlige omsætning, salgsgeografi, avanceret træning af medarbejdere, partnere, publikationer om virksomheden i pressen) er passende og ønskelige ved præsentationen. Prøver af produkter, skærme med videoer placeret i lobbyen vil genoplive begivenheden.
Trin 4
Udvikl et script til ferien. Arrangementet åbnes og hostes normalt af en virksomhedsmedarbejder. Dette kan være leder af PR eller marketing. Evnen til at tale, at eje publikum er et must for en sådan person.
Udvikle et scenarie i henhold til den optimale ordning for virksomheden. Det kan omfatte:
- møde med deltagerne
- introduktion af virksomhedens ledere til gæster og (eller) interessante personer-gæster til alle de tilstedeværende;
- viser en kort (op til 12 minutter) videofilm om organisationen med historier relateret til præsentationens nyhed, formål og idé
- korte beskeder (op til 5 minutter) fra virksomhedsrepræsentanter (højst fem personer) om emner, der potentielt er interessante for deltagerne - med en demonstration af produkter, præsentation af tjenester (i aktion, i layout, dias, multimediedisplay)
- svar fra værtsfirmaets repræsentanter på gæsternes spørgsmål
- gæstetaler: kommentarer, tillykke, ønsker;
- overdragelse af gæster til souvenirs, mærkevarer reklamemateriale;
- gennemførelse af en uformel del af præsentationen - en banket (buffetbord) med et underholdningsprogram (efter skøn).
Trin 5
Tænk over alle komponenterne i den "sidste akkord". Det mest bekvemme for kontakter er en "stående" buffet, når de inviterede frit kan bevæge sig og kommunikere med hinanden. Præsentationsprogrammet slutter som regel med en skål af æresgæsten. På vegne af alle de tilstedeværende udtrykker han sin taknemmelighed over for arrangørerne med ønsker om succes og velstand til deres institution.
