Ethvert dokument baseret på modtagelse af penge kræver, at den korrekte formular udfyldes. Hvis organisationen forsynede medarbejderen med midler til ethvert behov, er det nødvendigt at rapportere til dem ved at udfylde en forhåndsrapport.
Hvem skal udfylde forhåndserklæringen
Direktøren kan ikke give penge til organisationen til nogen medarbejder som sådan. Oprindeligt bør en liste over medarbejdere, der er berettiget til at modtage forskud med en efterfølgende rapport, fastlægges. Til dette er det nødvendigt at udarbejde og udstede en særlig ordre.
Hvis en underordnet har brug for midler til at udføre en forretning, skal han give direktøren en erklæring i fri form. Det er bydende nødvendigt at angive det krævede beløb og det formål, hvortil pengene anmodes om. Hvis direktøren er enig i erklæringen, underskriver han personligt erklæringen og angiver, hvor meget han tillader at tage midler og i hvor lang tid.
Det er vigtigt at påpege, at kontanter kun kan udstedes til en medarbejder, der allerede har rapporteret fuldt ud for alle tidligere modtagne beløb.
Undertiden kan en medarbejder have brug for en fuldmagt, som skal udstedes på vegne af organisationen i henhold til den etablerede model nr. M-2 eller nr. M-2a. Disse formularer blev godkendt tilbage i 1997 ved et dekret fra den russiske føderations føderale statsstatistik.
For de brugte penge, der blev udstedt i organisationens regnskabsafdeling, skal medarbejderen rapportere. Der er en bestemt deadline, hvor du skal udfylde og indsende en udgiftsrapport. Det er 3 dage fra udgangen af den periode, der er angivet af organisationschefen på ansøgningsskemaet.
Hvis der blev ydet midler til medarbejderen til rejsebehov, skal han redegøre for dem i de næste 3 arbejdsdage efter hjemkomst fra en forretningsrejse.
Sådan bekræftes udgift for en udgiftsrapport
Hvis medarbejderen har penge tilbage, vil han ikke være i stand til at returnere dem til kassereren sådan. Først skal du samle alle de dokumenter, der bekræfter, at pengene blev brugt nøjagtigt til de behov, som de blev leveret til. Disse kan være kontante og salgskvitteringer, billetter til rejser, kvitteringer, handlinger og andre former for streng rapportering.
Efter modtagelse af hvert sådant dokument er det bydende nødvendigt at kontrollere, om dato, beløb og detaljer er læselige.
Medarbejderen skal indsende alle dokumenter til regnskabsafdelingen.
Hvad sker der, hvis udgiftsrapporten er udfyldt forkert
Hvis medarbejderen forkert udfyldte eller ikke afleverede en forskudsrapport inden for 3 dage, vil tilsynsmyndigheden betragte de modtagne midler som indtægter, hvorpå det vil være nødvendigt at beregne forsikringspræmien og den personlige indkomstskat. Hvis senere medarbejderen stadig leverer alle de nødvendige dokumenter og en rapport, skal regnskabsføreren foretage en genberegning.
En autoriseret medarbejder i organisationen kan tilbageholde beløbet, for hvilken rapporten ikke blev indsendt, fra medarbejderens løn.
Grundlæggende regler for udarbejdelse af en forhåndsrapport
Følgende regler er kernen i leveringen af en udgiftsrapport:
- Forhåndsrapporten skal understøttes af dokumenter, der bekræfter de anvendte beløb.
- Dokumenter skal indsendes senest 3 arbejdsdage efter afslutningen af forretningsrejser, den periode, der er angivet af lederen, eller fra det øjeblik, de går på arbejde efter sygdom eller ferie.
- En rapport udarbejdes i en særlig form nr. AO-1. Det er også tilladt at bruge formen af en forhåndsrapport, som er godkendt af organisationens leder.
- Kun lederen skal være ansvarlig for godkendelse af udgiftsrapporten.
- Forskudsrapporten udfyldes af den medarbejder, der brugte pengene. Nogle oplysninger skal også indtastes af en revisor.
Følgende data skal angives i forhåndsrapporten:
- Oplysninger om det firma, der udstedte pengene til medarbejderen.
- Data om medarbejderen, der modtog midler fra organisationen.
- Det formål, som du skal levere penge til en medarbejder i virksomheden.
- Beløb.
- Data om alle udgifter med bekræftelse.
- Balance af midler, hvis nogen.
Til sidst underskrives der af medarbejderen og medarbejderne i regnskabsafdelingen, der udstedte pengene og modtog resten.
Det er ikke nødvendigt at sætte frimærker på forhåndsangivelsen. Dette skyldes, at dokumentet er internt. Og går ikke ud over organisationen. Derudover har alle juridiske enheder og ikke kun individuelle iværksættere siden 2016 ret til ikke at godkende deres dokumenter med deres frimærker og segl.
Rapporten udfyldes i en enkelt kopi. Det er en del af den primære dokumentation, og du bør ikke lave fejl i dens design. Hvis det af en eller anden grund ikke var muligt at undgå blots eller forkert udfyldning, er det bedre at tage en ny form og udfylde den på en ny måde.
Sådan udfyldes en udgiftsrapport
Det ser ud til, at et så vigtigt dokument til intern cirkulation bør være meget vanskeligt at udfylde. Men dette er grundlæggende forkert. Efter at have udfyldt det for første gang, bør der ikke være nogen problemer senere, hvis du har brug for at udfylde det igen.
Data skal indtastes af medarbejderen i følgende rækkefølge:
- Ved hjælp af organisationsregistreringsdata indtastes OKPO-koden og virksomhedens fulde navn.
- I kolonnerne ved siden af indskriften "Advance report" er det nødvendigt at anbringe dokumentnummeret og datoen for dets forberedelse.
- Til højre er det bydende nødvendigt at efterlade et lille frit, tomt rum. Det vil være nødvendigt for optegnelser af organisationens leder: beløbet i ord, datoen for godkendelsen af rapporten og underskriften.
- Nedenfor indeholder hele linjen information om den medarbejder, der modtog forskudspengene. Det er nødvendigt at angive, i hvilken strukturel enhed han arbejder, hans efternavn, fornavn, patronym og position. Medarbejdernummeret på medarbejderen er også angivet, og hvorfor forskuddet var nødvendigt.
Dette afslutter den første del af udgiftsrapporten. Yderligere indeholder formularen to tabeller. En af dem udfyldes også af den medarbejder, der har modtaget pengene. Du skal indtaste det samlede forskudsbeløb og den valuta, som den blev udstedt i. Beløbet på saldoen eller overforbruget skal angives nedenfor.
Anden tabel udfyldes i regnskabsafdelingen af en autoriseret specialist. Det skal indeholde data om regnskabskonti, underkonti og midler, der passerer dem. Transaktionskoden og de nøjagtige beløb skal angives.
Under tabellerne er det nødvendigt at angive, hvor mange dokumenter der er vedhæftet rapporten, og hvor mange sider disse dokumenter indeholder.
Når alle kolonnerne er udfyldt, skal dokumenterne kontrolleres af regnskabsføreren. Ifølge resultatet skal han angive rapporteringsbeløbet i en særlig linje til dette.
Nedenfor skal revisor og hovedrevisor være underskrevet med deres udskrift. Desuden skal en medarbejder i regnskabsafdelingen angives saldobeløbet eller genberegningen og nummeret på den kontante ordre, gennem hvilket dette beløb passerede. Kassereren, der har modtaget saldoen eller udstedt et beløb, der er identisk med overforbruget, skal også underskrive forskudsopgørelsen.
Den næste del af finansrapporten er omsættelig. Den skal indeholde alle de nødvendige oplysninger om dokumenterne, der bekræfter, at midlerne blev brugt på de ønskede behov. I denne del skal du indtaste følgende data:
- Detaljer om hver organisation, der har udstedt dokumentet.
- Udstedelsesdato.
- Navn.
- Den nøjagtige mængde penge brugt.
- Antallet af antallet, hvormed det beløb, der er angivet i dokumentet, blev bogført.
Medarbejderen skal underskrive sin underskrift under bordet i en speciel linje. Således vil han bekræfte rigtigheden af de angivne oplysninger.
Den sidste del af udgiftsrapporten er afskæringsdelen. Den har en kvittering fra revisoren, som han udfylder, efter at han har modtaget dokumenter fra medarbejderen, der bekræfter de brugte penge. På afrivningsdelen er det nødvendigt at angive:
- Oplysninger om medarbejderen (fuldt navn).
- Rapportnummer og udstedelsesdato.
- Beløbet i ord, der blev udstedt til medarbejderen.
- Antal rapporteringsdokumenter, der viser omkostninger.
Derefter anbringer regnskabsføreren dato og underskrift. Den aftagelige del skal afleveres til medarbejderen som bevis for de modtagne data.
