Ethvert selskab med selvrespekt skal have sin egen pressetjeneste. Det er hun, der opfordres til at danne et image af virksomheden og skabe et kompetent ry for det. Hvordan organiserer man pressetjenestens arbejde korrekt?
Instruktioner
Trin 1
Når du organiserer en pressetjeneste, er det nødvendigt at definere klart, hvorfor den dannes, hvilke opgaver der skal udføres, hvordan den vil deltage i udviklingen af virksomheden.
Trin 2
Pressetjenestens personale kan bestå af en til flere personer - alt afhænger af, hvilken type organisation den tjener. Jo større virksomheden er, jo større er personalet i pressegruppen. I store organisationer er pressetjenester typisk en del af PR-afdelingen. I små virksomheder kan opgaverne for lederen af PR-afdelingen og den person, der er ansvarlig for forbindelserne med pressen, kombineres af en person. På trods af at pressetjenesten normalt fungerer som en repræsentant for organisationen, skal den modtage alle instruktioner fra lederen af PR-afdelingen, som til gengæld er ansvarlig over for hans ledelse.
Trin 3
Det er vigtigt, at hver medarbejder i pressetjenesten er ansvarlig for sit eget ansvarsområde. Således er lederen af pressetjenesten fuldt ansvarlig for afdelingens arbejde, han afholder personligt pressekonferencer og organiserer et kulturelt program for journalister.
Trin 4
Presseforbindelsesofficerens ansvarsområder omfatter forberedelse af materialer til pressen, besvarelse af pressehenvendelser og overvågning af medierne. Han træffer også om nødvendigt foranstaltninger til at rette fejl i udsagn eller fremsætter passende tilbagevendelser. Selvom presseforbindelsen normalt fungerer som repræsentant for organisationen, er det bedre for lederen af organisationen at tale på vegne af organisationen i vigtige sager.
Trin 5
Pressetjenesten har også en akkrediteringsgruppe, der udsteder akkrediteringskort til journalister, forbereder og leverer en informationspakke med dokumenter til journalister osv.
Trin 6
Pressetjenesten kan også have sin egen kreative gruppe, som kan omfatte sine egne korrespondenter, tv-journalister og kameramænd. De skal være i stand til selv at forberede materiale til mediernes redaktionskontorer. Derudover kan en sådan gruppe i nogle organisationer være involveret i udgivelsen af deres egen virksomhedsavis.
Trin 7
Store virksomheder og offentlige organer kan også have en analytisk gruppe, der inkluderer en korrekturlæser. Dets opgave er at overvåge og analysere dækningen af visse problemer på siderne i aviser og magasiner, i tv- og radioprogrammer og at bestemme kvaliteten af denne dækning. Som forberedelse til pressekonferencen skal observatøren også formulere emnet for problemet, problemets historie, udarbejde forskellige slags referencer og notater.
