Mange virksomheder, uanset deres form for ejerskab, udarbejder årligt offentlige rapporter om resultaterne af de årlige aktiviteter. Disse dokumenter tjener som en kilde til information for offentligheden, og på samme tid er de et synligt bevis på organisationens effektivitet eller ineffektivitet.
Aktionærmødets beslutning om virksomhedens fremtidige skæbne, offentlig vurdering af organisationens aktiviteter osv. Kan afhænge af, hvor godt årsrapporten er udarbejdet. Med andre ord en specialist eller strukturel enhed, der udvikler årsrapporten skal være opmærksom på, at ikke kun omdømme afhænger af kvaliteten af det endelige dokument, men også den videre udvikling af virksomheden.
Ofte påhviler opgaven med at udarbejde årsrapporten den analytiske afdeling eller anden strukturel enhed, der udfører funktionerne med at indsamle oplysninger om aktiviteterne i hele virksomheden i den årlige periode.
Afhængigt af organisationens aktivitetstype og publikumets karakter, som dokumenterne er beregnet til, kan rapporten opretholdes i stil med interne dokumenter eller offentlig information for en lang række læsere. Den interne dokumentations stil følges for rapporter, der præsenteres for virksomhedens grundlæggende personale og aktionærer. I dette tilfælde lægges der mere opmærksomhed i rapporten på finansiel præstation, økonomisk effektivitet og præstation for at nå de centrale mål, der er skitseret i planen.
For en offentlig rapport, som som regel offentliggøres på det officielle websted til offentlig visning, kræves en mere detaljeret beskrivelse af organisationens aktiviteter, dens opgaver og mission. Et antal af de givne oplysninger kræver en detaljeret forklaring, som et særskilt afsnit forberedes for. Som regel er analytiske tjenester involveret i udviklingen af en offentlig rapport i tæt samarbejde med PR-specialister, der har mulighed for at rette information afhængigt af dens betydning.
Uanset arten af rapportens målgruppe er ethvert endeligt dokument tydeligt grupperet i sektioner. I det første afsnit gives som regel de opgaver, der blev sat før organisationen, og resultaterne for deres opnåelse. Følgende er økonomiske resultater for året og produktionsresultater.
Det sidste afsnit er som regel virksomhedens sociale aktiviteter. Disse oplysninger er som regel indeholdt i en offentlig rapport, der giver resultaterne af virksomhedens socialt orienterede politik. Som materiale til optagelse i rapporten tages der information om tildeling af repræsentanter for organisationen for høje meritter inden for social støtte, resultaterne af velgørende aktiviteter osv.
Det skal huskes, at når du vælger oplysninger, der skal reflekteres i rapporten, er det nødvendigt at bevare objektiviteten af de leverede oplysninger. Denne regel skal overholdes, selvom resultaterne af virksomhedens aktiviteter i visse indikatorer langt fra er ideelle eller indikerer utilstrækkelig præstation. Når vi taler om dette, skal rapporten afspejle de mulige årsager, der førte til sådanne resultater, samt rette publikums opmærksomhed mod den faste hensigt om at fjerne problemet i den kommende periode.
