Årsrapporten (i det følgende benævnt AR) for organisationen, uanset virksomhedens omfang, er det vigtigste instrument til finansiel kommunikation. Indholdet, omfanget og designet af civilt forsvar i nogle lande, for eksempel i Storbritannien, diskuteres aktivt af offentligheden, og der arrangeres endda konkurrencer om sådanne dokumenter. Forberedelse og produktion af sådanne GO'er tager mange penge, og de udstedes ofte i store mængder.
GO er formel finansiel rapportering. Hvert år sendes GO til aktionærerne. GO er forberedt af både kommercielle organisationer og ikke-kommercielle organisationer. Ifølge dette dokument kan man bedømme virksomhedens aktiviteter for året, dets formodede position for det kommende år, man kan se dets nuværende tilstand og udsigter.
GO introducerer brugere til:
• en generel beskrivelse af den branche, som organisationen deltager i;
• reviderede opgørelser over indtægter, finansiel stilling, pengestrømme og noter til opgørelserne;
• analyse af virksomhedens økonomiske tilstand og de opnåede resultater i løbet af to af de foregående år;
• en beskrivelse af organisationens aktiviteter i det forløbne år;
• information om de forskellige forretningssegmenter i virksomheden;
• markedsværdi af aktier og udbytte.
Dette er et eksempel på en minimal HO. Et sådant dokument passer normalt kun til et par sider. Naturligvis koster det lidt (undtagen i sjældne tilfælde). Det kan sammenlignes med en fotokopi af et dokument. De organisationer, der producerer disse rapporter, har som mål at blot opfylde lovkrav.
En hel del virksomheder ser GO som effektive og problemfri marketingværktøjer, der hjælper med at sprede deres synspunkter om deres virksomheds skæbne. Med andre ord bruger mange mellemstore og store virksomheder en masse penge på rapporter, der virkelig er engagerende og informative. Denne form for GO kan med sikkerhed kaldes et forum, hvorigennem en virksomhed udtrykker sin holdning, påvirker, prædiker, redegør for og diskuterer et antal spørgsmål og emner.
Et åbent brev til aktionærerne sætter ofte tonen for offentlig rapportering af virksomheder. Sådanne breve fokuserer normalt på aspekter som resultaterne af det forløbne år, virksomhedens initiativer og strategier, markedsforhold, vigtige forretningsbegivenheder, nye ledere og direktører. Dette dokument er underskrevet af bestyrelsesformanden. Kan være præsident for virksomheden eller dets driftschef.
Nogle af disse breve kan indeholde et dusin eller flere sider og omfatte fotografier af den administrerende direktør i forskellige stillinger.
Oftere er disse bogstaver dog betydeligt kortere og er kun 3000 ord eller endnu mindre.
GO bruges ofte som et værktøj til at promovere et emne eller koncept, der er blevet godkendt af organisationens ledelse (markedsføring af højt profilerede tal). I dette tilfælde kan man komme på tværs af sætninger som “Beredskab til fremtidens realiteter” eller “Opfyldelse af IT-tidsalderens behov”. Blandt andet inkluderer civilsamfundet undertiden individuelle begivenheder eller økonomiske forhold, der fandt sted i indeværende år.
Der er virksomheder, der ordinerer forskellige milepæle og jubilæer i deres rapporter, hvilket viser deres succeser for publikum og understreger deres pålidelighed og kvalitet. Andre organisationer producerer store og flersidede rapporter i et dokumenteret format, som de bruger årligt med mindre ændringer, der normalt er relateret til dataopdateringer.
Under alle omstændigheder er den bedste HO en, der klart definerer de strategier, der anvendes til rentabel vækst og viser organisationen i et gunstigt lys.
