Bankdokumenter opbevares efter type i separate mapper og oftest i kronologisk rækkefølge. Udvælgelsen udføres af den medarbejder, der er ansvarlig for dannelsen af dokumentation. En særlig kommission beskæftiger sig med destruktion af udløbne dokumenter.
Opbevaring af bankdokumenter udføres både af bankerne selv og af de organisationer, der har regnskabet. Rækkefølgen for opbevaring i en institution kan afvige lidt fra rækkefølgen for opbevaring i en anden.
Hvordan opbevares bankdokumenter i organisationer
Dokumenter fra banken, der er i organisationen, bekræfter gennemførelsen af monetære transaktioner og afspejles i regnskaberne. Stedet for deres opbevaring er regnskabsafdelingen, hvis medarbejdere kan opdele alle papirer efter type i separate mapper i forbindelse med konti og banker. Hvis en virksomhed har flere løbende konti, oprettes der en separat mappe for hver, hvis en valutakonto, så angives kontoens valuta på omslaget og rygsøjlen. Kronologisk rækkefølge bruges til at registrere udsagn for hver konto. Hver erklæring har et bindemiddel, der består af betalingsdokumenter og begrundelser for betaling for hver transaktionsdag.
Der oprettes en separat mappe til betalte fakturaer. Valutakontroldokumenter gemmes i separate mapper, hvor du kan finde alle oplysninger om at arbejde med valutakonti. Vi taler om pas til transaktioner, certifikater for bekræftelse af udført arbejde eller ydelser, certifikater for valutatransaktioner og andre. Hvis dokumentationsmængden er lille, vil der være nok registre, der angiver dokumentnummer, beløb og dato.
Hvordan dokumenter opbevares i forretningsbanker
Disse institutioner gemmer dokumenter, der bekræfter bankens finansielle og økonomiske aktiviteter, og klienters afviklings- og betalingsdokumenter. Ansvaret for dem ligger hos lederen og regnskabsføreren. Både papir og elektroniske dokumenter kan opbevares. Papiropbevaring opbevares i et specielt lager, hvor du har brug for at få en særlig tilladelse, for at få adgang. Tilladelsen skal underskrives af regnskabsføreren eller dennes stedfortræder.
Arkivering af mindedokumentation udføres dagligt, for dette oprettes en separat mappe, hvor dokumenterne også opbevares i kronologisk rækkefølge. Udvælgelsen udføres af en medarbejder, der er ansvarlig for den korrekte dannelse af økonomisk dokumentation. Andre mapper består af kontante finansielle papirer og papirer, der afspejler oplysninger om kundernes indskud. Dokumenter, der indeholder oplysninger om operationer med ædle metaller, arkiveres i separate mapper.
Behovet for at placere bestemte typer dokumenter i forskellige mapper skyldes, at hvert papir har sin egen holdbarhed. Dette gælder også for opbevaring af dokumenter i elektronisk form. Til destruktion af dokumenter med en udløbet opbevaringsperiode samles en særlig kommission, hvis medlemmer kigger igennem hvert papir og udfylder derefter en særlig handling, der bekræfter, at dokumenter med en udløbet opbevaringsperiode blev ødelagt.
