Kontorarbejde - arbejde med dokumenter og dokumentationsstøtte til ledelse i denne særlige organisation, reguleret af GOST R 51141-98 "Kontorarbejde og arkivvirksomhed. Vilkår og definitioner ". Organisering af kontorarbejde er organisering af registrering, opbevaring og brug af indgående, udgående og interne dokumenter i virksomhedens aktuelle aktiviteter.
Instruktioner
Trin 1
Når du organiserer kontorarbejde, skal du beslutte, om din virksomhed, organisation, geografisk afsidesliggende afdelinger eller filialer, tage denne kendsgerning i betragtning og tilvejebringe en mekanisme til interaktion med disse divisioner. Systemet med kontorarbejde i dem skal være identisk med hovedkontoret for at undgå problemer under registrering og papirarbejde.
Trin 2
Tænk over, hvilken af de eksisterende former for kontorarbejde du vil bruge: centraliseret, blandet eller decentraliseret. Deres valg bestemmes af virksomhedens struktur (om den har geografisk fjerninddelinger) og det tekniske udstyr til kontoradministrationstjenesten. Hvis denne service er lille og ikke teknisk leveres, overføres en del af dens funktioner til underopdelinger. I dette tilfælde finder blandet kontorarbejde sted. I tilfælde af at denne service er udstyret med alt det nødvendige personale, hardware og software, vil denne form for journalføring blive centraliseret.
Trin 3
I hver strukturel enhed skal du vælge en særlig bemanningsenhed, der skal udføre kontorarbejde. Hvis dette ikke er muligt, skal du udnævne en anden medarbejder, der kombinerer udførelsen af sine vigtigste jobopgaver med funktionen som kontorist.
Trin 4
Bestem antallet og nomenklaturen for sager, som inkluderer alle indgående, udgående og interne dokumenter. Hvis dette er dokumenter fra en højere (overordnet) organisation, sendes de til hovedet til overvejelse; dokumenter fra underordnede organisationer skal forelægges til behandling for den stedfortrædende leder, der er ansvarlig for arbejdet med dem. Følgelig rettes borgernes appeller til stedfortræderen, som har ansvaret for at arbejde med befolkningen.
Trin 5
Når du har identificeret cirklen af korrespondenter, skal du oprette en klassifikator, hvormed du straks kan bestemme, hvilken korrespondentgruppe dette dokument tilhører. For eksempel til regeringsorganer, tildel kode 01, for breve fra en overordnet organisation - kode 02, for leverandører - kode 03, for kunder - kode 04 osv. Dette hjælper med at strømline strømmen af dokumenter inden for organisationen.
Trin 6
Bestem, i hvilken form dokumentcirkulationen skal udføres - i et magasin eller kort. Begge former er implementeret i specielle programmer til elektronisk dokumenthåndtering. Hvis du endnu ikke kan købe et sådant program, skal du bruge elektroniske dokumentregistreringsjournaler, de kan udarbejdes i Excel.
