Opbevaringsbetingelserne for kontrakter indgået af virksomheden er ikke reguleret af industristandarder og normer, så spørgsmålet opstår ofte, hvordan man undgår deres tab og organiserer den korrekte opbevaring og bogføring. Den mest rimelige løsning på dette spørgsmål ville være udstedelse af en virksomheds handling fra en bestemt virksomhed, der vil fastlægge proceduren for udarbejdelse, indgåelse og opbevaring af disse dokumenter.
Instruktioner
Trin 1
Hvis din virksomhed arbejder meget med tredjepartsorganisationer, og antallet af indgåede kontrakter er betydeligt, er det fornuftigt at overlade deres opbevaring til kontoret eller kontorafdelingen. Dette er ret praktisk, da det er på kontoret, at alle dokumenter underskrevet af hovedet og sendt af entreprenører er registreret. Efter registreringen af den udførte kontrakt skal kontorets medarbejdere fremstille det krævede antal kopier og distribuere dem til de ansvarlige eksekutører og opbevare originalerne på dokumenterne på et særligt udpeget sted.
Trin 2
Hvis din virksomhed er lille, og du ikke har en kontoradministration, såvel som en ansvarlig kontorist, så er det vigtigt, men vigtige, men sjældent anvendte kontrakter, for eksempel til leje eller køb af fast ejendom, at være i den juridiske afdeling sammen med selskabets bestanddele og juridiske dokumenter. Regnskabsafdelingen, der foretager beregninger af dem, skal levere kopier af disse kontrakter. På samme sted i regnskabsafdelingen opbevares og kontrakteres levering, service og udførelse af arbejde som en af de typer primær regnskabsdokumentation, der kræver kontrol med afregninger, betalingsbetingelser eller konstante periodiske betalinger (el-regninger, kommunikation).
Trin 3
Under alle omstændigheder skal alle kontrakter have deres egen interne registrering, og hver af dem skal tildeles et nummer, hvormed det vil blive opført i det elektroniske kontraktregister. Denne log kan gøres i Excel-regneark. Ud over den elektroniske journal er det nødvendigt at føre et papirbaseret register over udstedelsen af disse aftaler, der afspejler, hvornår og til hvem af de ansvarlige eksekutører, originalen af aftalen blev overdraget. Denne journal skal indeholde felter til underskrift for den ansvarlige eksekutor, der bekræfter faktum for modtagelse og levering af kontrakten til opbevaring.
Trin 4
Beskriv proceduren for arbejde med kontrakter i forordningerne om proceduren til forberedelse, indgåelse og opbevaring af kontrakter og godkend den af virksomhedslederen.
