Virksomhedsdokumentation skal holdes i orden. For at gøre det let at finde den nødvendige kontrakt for levering af varer blandt andre forretningspapirer er det værd at oprette en separat hylde eller mappe til dem. Men ikke kun. Selve kontrakterne skal også strømlines.
Instruktioner
Trin 1
Saml alle de kontrakter, du vil rydde op, og evaluer dem. Vær opmærksom på, hvor ofte de indgås, og med hvilke partnere. Dette hjælper dig med at vælge, hvordan du klassificerer dokumenter.
Trin 2
Hvis der er mange partnere, er metoden til at bestille kontrakter inden datoen for deres indgåelse mere passende. I tilfælde af at kontrakter indgås med de samme virksomheder over en lang periode, kan de grupperes i en separat kategori (mappe) af modparter. Og i nogle tilfælde er det nok bare at arrangere kontrakterne i alfabetisk rækkefølge efter navnene på partnerfirmaerne.
Trin 3
Uanset hvilken metode du vælger, skal du huske, at store mapper er meget ubelejlige at bruge. Gennemgå kontrakterne, og fjern dem, der er udløbet, fra den generelle stak. Opret en separat mappe til dem. Sådanne kontrakter kontaktes ofte kun fra tid til anden; de er ikke påkrævet i det daglige arbejde.
Trin 4
Når du arrangerer kontrakter i kronologisk rækkefølge, skal du overholde de generelle principper for vedligeholdelse og opbevaring af poster. I de mapper, der ofte bruges, ligger for nylig indgåede kontrakter øverst. Nedenfor er dokumenter med en tidligere oprettelsesdato. Tværtimod skal den første være på toppen, når den arkiveres i arkivet, og den seneste indgåede kontrakt skal være nedenfor.
Trin 5
Brug markører, tags, bogmærker og andet papirvarer til at adskille en kategori visuelt fra en anden. Sørg for, at sådanne afgrænsere er tydeligt synlige i mappen. Dette vil i høj grad lette søgningen efter de krævede dokumenter.
Trin 6
Når alle kontrakter om levering af varer er lagt i en mappe på en passende måde, skal du sørge for at udarbejde et register over dokumenter. Sæt det på omslaget eller læg det i en mappe oven på alle kontrakter. Efterlad tomme linjer i registreringsdatabasen. Når du investerer en ny kontrakt, skal du indtaste oplysninger om den i registret.
