Et forretningsbrev er det vigtigste element i forretningskorrespondance. Virksomhedens positive image afhænger af læsefærdighederne i det udarbejdede dokument. Forretningsbreve er skrevet af sekretærer og assisterende ledere i virksomheden.
At komponere et forretningsbrev
At skrive et forretningsbrev har nødvendigvis et mål: at tilbyde samarbejde, øge salget til organisationen, fremskynde processen med at betale for varer, fremsætte krav, takke noget, indgå en aftale, lykønske. Brevet skal være sammensat med et bestemt formål, og det skal udtrykkes så meget som muligt i det. Sørg for at finde ud af detaljerne i det firma, hvor du skal sende brevet. Du skal vide det maksimale om en potentiel partner.
Ofte sender virksomheder mange breve, der tilbyder varer eller tjenester, men på samme tid er der et minimum af information om adressaterne. Dette er den største fejl for alle nybegyndere. Når alt kommer til alt er det altid behageligere for modtageren af et brev at vide, at de bliver adresseret personligt. Adressering af en person ved navn er f.eks. Grundlaget for et vellykket salgsbrev. Og selvom du ikke kender adressatens navn, kan du under alle omstændigheder ikke skrive personens position i en forkortet version, når du henviser til ham.
Business brev design
Ideelt set har hvert firma sit eget mærke. Det er på det, der udarbejdes et forretningsbrev. Brevpapiret indeholder altid organisationens navn, faktiske og juridiske placering, kontakter, hjemmeside, e-mail-adresse, logo og andre oplysninger om organisationen. Forretningsbrevmargener: bund, top, højre og venstre har standardstørrelser. Den venstre margen er 3 cm, da alle dokumenter sendes til arkivering. Højre margen - 1,5 cm. Øverste og nederste fordybning: 1 cm.
Hvert forretningsbrev starter med en kort og fængende overskrift i midten. Titlen afslører helt sikkert indholdet af teksten. Overskriften på forretningsbrevet indeholder: navnet på modtagerfirmaet med det fulde navn samt modtagerpersonens position (i øverste højre hjørne). Det øverste venstre hjørne under overskriften er et sted til at angive registreringsnummer (udgående) brevnummer og dato. Hvis et forretningsbrev er skrevet som et svarbrev, skal du angive hvilket dokument dette brev reagerer på. Overskriften på et forretningsbrev er angivet efter dokumentets dato og nummer. Afsenderens underskrift er angivet i slutningen af brevet. Også det fulde navn og position skal skrives.
Hvis brevet indeholder økonomiske data om virksomheden, skal hovedkontorens underskrift også være i bunden. Rækkefølgen af underskrifterne er som følger: for det første generaldirektørens underskrift og nedenunder hovedchefen. I slutningen af brevet anbringes organisationens officielle segl på underskriften. Times New Roman 12. størrelse og enkeltafstand er standarden for formel forretningskorrespondance. Det er almindeligt at sende et forretningsbrev, som er et seriøst forslag, pr. Post og ikke via fax eller e-mail. Kureren leverer personligt brevet til lederen eller sekretæren. Et sådant brev skal leveres i en stor konvolut, der er trykt ved typografisk metode. Alt dette fungerer for at skabe et positivt image af virksomheden.
